Блог

Автор: Ирина Лилова* - мениджър Развитие на талантите в Telerik Academy и гост-тренер в програмата Upskill Strategic HR

Имало ли е моменти, в които HR работата ти се усеща като постоянна реакция на спешни ситуации? Един ден въвеждаш нов служител, на следващия бързаш да подредиш структура за придобивки - без ясен процес зад това. Това е изтощително и, още по-важно, ограничава стратегическото ти влияние. Ако HR сферата те привлича заради фокуса й върху хората, тази статия е за теб. Колкото повече се опираме на междуличностната страна на HR, толкова по-лесно можем да подценим значението на работата с данни, структура и процеси. Всеки има естествени силни страни, но развиването на цялостен набор от умения - и намаляването на слепите зони - е особено важно, ако целта ти е стратегическа HR роля.

Какво представляват HR процесите?

• В основата си HR процесите са структурирани дейности, изпълнявани от HR професионалисти, за да управляват жизнения цикъл на служителя: от наемане и въвеждане до развитие, управление на представянето и процеса при напускане.

• Ако работиш в утвърдена организация със силна HR традиция, вероятно много от тези процеси вече съществуват. Но ако си първият HR човек в компанията или работиш в стартъп среда, където много неща още се изясняват, имаш ценна възможност да внесеш структура в хаоса.

Защо са ни нужни?

• Вземи авиационната индустрия, която е известна със силно структурираните си операции. Стандартните оперативни процедури там намаляват стреса, предотвратяват грешки и помагат за сигурността - дори на 30 000 фута височина. По подобен начин в HR добре документираните процеси или списъци с последователни стъпки значително намаляват когнитивното натоварване и помагат нищо важно да не бъде пропуснато, особено под напрежение. Всички сме склонни да грешим в стресови или пикови периоди на работа, затова добре документираният начин за действие в дадена ситуация може да стане най-добрият ти помощник.

• Те носят последователност и подобряват преживяването на служителите през целия им жизнен цикъл в компанията. Ако експериментираш с нов подход или идея и тя работи добре, не искаш това да остане еднократен случай, а да се превърне в стандарт. Работи и в обратната посока: учим се от грешките и можем да ги използваме, за да създаваме по-добри политики и различни стандартни преживявания.

• HR процесите помагат и на екипа от мениджъри, като намаляват зависимостта им от теб при чести решения, свързани с въвеждане на нови служители, развитие, повишения, напускане и други теми около хората в екипите им.

• Въпреки това изграждането на процес никога не трябва да бъде самоцел. Ако дадена ситуация е уникална и е малко вероятно да се повтори, може да не си струва да инвестираш време във формална процедура. Но когато една задача вероятно ще се повтори, дори няколко записани бележки могат да подобрят начина, по който ще бъде решена следващия път.

• При сложни сценарии с множество заинтересовани страни документирането на стъпките ти дава стабилна основа, върху която да надграждаш, дори когато контекстът се промени донякъде в бъдеще.

Кои HR процеси носят висока стойност?

Някои от най-разпознаваемите HR процеси са сравнително малки: заявяване на почивни дни, кандидатстване за корпоративно обучение, отбелязване на работни годишнини. Други са по-сложни: дефиниране как се случва подборът в компанията, формализиране на срещите за представяне, организиране на международна мобилност за служители, които работят извън родната си държава.

Нека разгледаме няколко класически примера. Много компании разпознават стойността на добрия процес за въвеждане на нови служители, но често им е трудно да го въведат на практика, което превръща темата в пъзел както за HR екипа, така и за новите служители.

Добрият процес при напускане е още по-често пренебрегван, въпреки че начинът, по който един служител напуска компанията, може да има също толкова силно влияние, колкото и първите му месеци на работа. Ето примерна компания, създадена за целите на тази илюстрация - тя не съществува реално, а е събирателен образ на няколко организации със силни практики. LarZette е растяща организация с екип от 15 души. Процесът им за въвеждане на нови служители преди включва няколко базови стъпки: назначаване на ментор или адаптационен партньор на новия служител, изпращане на серия предварително подготвени имейли и планиране на 2-3 срещи за въвеждане. Реалното преживяване при въвеждане обаче разчитало силно на неписано екипно знание - практическото знание, споделяно неформално между членовете на екипа. То включвало:

• неписаните задачи, които всяка заинтересована страна трябва да изпълни

• честите капани при въвеждането на нови служители и как да бъдат избегнати

• как HR може да подкрепи мениджърите и адаптационните партньори при поставянето на ключови етапи във въвеждането и ясни, постижими цели за новия служител

За да подобри това, HR екипът на LarZette събрал цялото знание в практичен наръчник за въвеждане на нови служители. Кратък, ясен и полезен, той значително намалил времето, което екипът инвестирал в подпомагане на въвеждането на новите служители - просто защото вече не трябвало да попълват празните места на момента.

Окуражени от успеха, скоро те идентифицирали и други области, които могат да спечелят от подобен подход. Например след обратна връзка от колежка в период на предизвестие, която не била сигурна какви са следващите й стъпки, екипът създал контролен списък за напускане. В него описали ролята на всяка заинтересована страна, следващите стъпки и правилния момент за тях: обработване на административните детайли, провеждане на финално интервю при напускане, организиране на предаване на работата и т.н. Това помогнало не само на колежката, но и дало възможност на HR да направи преглед и да подобри процеса.

По-късно, след участие в HR конференция, екипът добавил нови добри практики към контролния си списък. Тъй като вече имало основа, било лесно процесът да се развива и подобрява.

Този пример показва как документирането и оформянето на процесите позволява колективното знание и идеи да се събират и използват по-гладко.

5 съвета как да подобриш HR процесите си

• Картографирай и стандартизирай работните си процеси. Когато създаваш нова процедура, контролен списък или наръчник, винаги споделяй чернова с релевантните заинтересовани страни. Поискай тяхната обратна връзка - това е добра възможност да откриеш пропуски и да синхронизираш очакванията. Помага и да спечелиш подкрепата на хората, от чието съдействие ще имаш най-голяма нужда.

• Включи технологиите като помощник. Помисли кога HR софтуер или AI инструменти могат да намалят ръчните задачи, да подобрят точността на данните и да улеснят комуникацията със служители и кандидати.

• Направи процесите ориентирани към клиента. Кандидатите, служителите и мениджърските екипи са твои клиенти - външни или вътрешни. Събирай редовно обратна връзка, за да разбираш затрудненията им и да подобряваш процесите на база реални потребителски преживявания.

• Оценявай, проверявай и адаптирай. Когато става дума за хора, не всичко може да бъде изразено в числа. Но ключовите HR показатели (например време до наемане, удовлетвореност от въвеждането на нови служители, ниво на текучество) работят по-добре от догадките. Използвай ги, за да оценяваш и усъвършенстваш процесите си непрекъснато.

• Помни, че няма такова нещо като перфектен процес. Всички процеси трябва да бъдат развиващи се документи - нещо, към което се връщаш и което подобряваш редовно. Най-важното е да останеш гъвкав. Процесите трябва да служат на екипа, а не обратното. Избягвай прекалена твърдост или процедурност самоцелно. Разпознавай кога е време да излезеш извън процеса, за да направиш правилното нещо.

Какво е твоето мнение за HR процесите?

Включи се в разговора в програмата ни Upskill Strategic HR - мястото, където експертни гледни точки се срещат с реален опит от колеги на сходна позиция като теб. Разгледай програмата и кандидатствай за да започнеш да изграждаш HR процеси, които наистина работят за хората и бизнеса.

*Ирина Лилова изследва HR сферата от 2012 г. В Telerik Academy отговаря за разрастването и развитието на екипа, както и за кариерните услуги - част от програмите на компанията за старт на IT кариера. Има магистърска степен по Human Resource Studies от Tilburg University, Нидерландия, и е Erickson-сертифициран коуч. Опитът й включва както корпоративна, така и стартъп среда. Тя е публикуван автор в International Journal of Training and Development и гост-лектор в първата си алма матер - Софийския университет - от 2019 г.